5 consejos para mejorar tu comunicación escrita en el trabajo

A pesar de la proliferación y la digitalización de las herramientas de comunicación en el trabajo, cuidar la comunicación escrita sigue revistiendo una gran importancia. Para ello, he aquí algunos consejos prácticos:

1- Adapta tu mensaje al público a quien vaya dirigido y al tipo de documento

¿A quién te diriges? En función del público, no utilizarás el mismo vocabulario (cuidado con el argot) ni el mismo tono.

No escribimos un correo electrónico con el mismo registro que empleamos para redactar un contrato o un informe. Por tanto, debemos asegurarnos de que el estilo se corresponda con el documento en cuestión. No dudes en buscar ejemplos concretos para potenciar la eficacia de tu propuesta.

2- Sé claro y preciso

Utiliza un lenguaje preciso, escribe frases breves y evita la dispersión de ideas: mantén una línea directriz clara. Elimina todo aquello que resulte inútil y pueda diluir el núcleo de tu mensaje.

Inserta subtítulos para saber qué se aborda en cada apartado. Opta por párrafos que no sean excesivamente largos. Lo ideal es que cada párrafo contenga una idea principal, explicada en caso necesario por un argumento o un ejemplo. Cuando deseemos abordar una idea nueva, cambiaremos de párrafo.

Si esperas algún tipo de acción de la parte de tus lectores, debes explicarla de manera clara.

3- Da preferencia a los verbos de acción

Siempre que sea posible, evita la forma pasiva. He aquí un ejemplo de forma pasiva: La reunión a la que he asistido esta mañana ha resultado constructiva. En modo activo, esta frase quedaría así: Esta mañana he asistido a una reunión constructiva. Evita los verbos tener y ser en beneficio de verbos de acción, más potentes y precisos.

4- Cuida el título

El título, tanto si es de un mensaje de correo electrónico o de un informe de 80 páginas, es el primer contacto con tus lectores. Es una forma de atraer su atención y motivarles para que sigan leyendo el resto del mensaje. De nuevo, los verbos de acción son tus grandes aliados y te serán de gran ayuda. Asimismo, no dudes en plantear preguntas para implicar a tus lectores.

5- Etapa indispensable: la relectura

Sea cual sea el tipo de documento que acabes de redactar, la relectura es un paso que no debes descuidar. En efecto, es posible que en tu mensaje se hayan colado errores tipográficos, despistes, faltas de concordancia o incluso de ortografía. Lee el texto en voz alta para identificar posibles problemas de estructura y eliminar texto.